「プロジェクト管理ツールを導入したいけど、何を選べばいいかわからない」「Asanaを使ってみたいけど設定が難しそう」と感じていませんか。Asanaはシンプルな操作性と高い拡張性を兼ね備えたプロジェクト管理ツールで、個人からチームまで幅広く対応しています。
Asanaは世界190か国以上で利用されており、NASAやSpotifyなど大手企業でも導入されているプロジェクト管理ツールです。直感的なインターフェースで操作がわかりやすく、初心者でも比較的スムーズに使い始められるのが特長です。
この記事では、Asana初心者がゼロから使い始められるよう、アカウント作成から実践的な活用方法まで解説します。リモートワークでのプロジェクト管理に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
Asanaとは？他のツールとの違い
Asanaは2008年にFacebookの元エンジニアが立ち上げたプロジェクト管理ツールです。Facebook社内でプロジェクト管理の非効率さを感じた創業者が「仕事のための仕事」を減らすことを目指して開発しました。
Trelloがカンバンボードに特化しているのに対し、Asanaはリストビュー、ボードビュー、タイムラインビュー、カレンダービューなど複数の表示形式を切り替えて使えます。プロジェクトの全体像を把握しながら、個々のタスクの詳細も管理できるバランスの良さがAsanaの強みです。
また、Asanaは「プロジェクト」と「タスク」の2階層で管理する構造が明快で、複数のプロジェクトに同じタスクを紐づけられる柔軟性も備えています。1つのタスクが複数のプロジェクトに関連する場面は実務では頻繁にあるため、この機能は非常に実用的です。プロジェクト管理ツール全般の比較は以下の記事も参考にしてみてください。
アカウント作成と初期設定
アカウントの作成手順
Asanaの公式サイトにアクセスし、メールアドレスを入力して「始める」をクリックします。Googleアカウントでの登録も可能です。メールで届く確認リンクをクリックして認証を完了させましょう。
登録時に「チームで使う」か「個人で使う」かを選択します。後から変更もできるので、まずは自分の利用スタイルに近い方を選んでください。
ワークスペースの構成
Asanaにはワークスペースとオーガニゼーションの2種類の管理単位があります。個人や小規模チームの場合はワークスペース、会社のメールドメインで管理する場合はオーガニゼーションとして自動的に振り分けられます。
ワークスペース内に「プロジェクト」を作成し、その中に「タスク」を追加していくのがAsanaの基本的な使い方です。プロジェクトは「チーム」というグループに紐づけて管理できるため、部署やプロジェクトチームごとに整理が可能です。
プロジェクトの作り方
新しいプロジェクトを作成する
サイドバーの「＋」ボタンをクリックし、「プロジェクト」を選択します。プロジェクト名を入力し、テンプレートを使うか空白から始めるかを選びます。初心者は空白のプロジェクトから始めるのがわかりやすいです。
プロジェクトの表示形式は「リスト」「ボード」「タイムライン」「カレンダー」の4種類から選べます。最もシンプルなのはリストビューで、タスクが上から順に並ぶため直感的に把握できます。
セクションでタスクを分類する
リストビューでは「セクション」を使ってタスクをグループ分けできます。たとえば「企画」「制作」「レビュー」「納品」といったフェーズごとにセクションを作り、各セクションの中にタスクを並べると、プロジェクトの流れが見やすくなります。
ボードビューの場合は、セクションが列として表示され、Trelloのようなカンバン形式になります。どちらのビューでも同じデータを見ているため、自由に切り替えて使えます。
タスクの管理方法
タスクの作成
プロジェクト画面で「タスクを追加」をクリックしてタスク名を入力します。Enterキーで次のタスクの入力に移れるため、思いつくタスクをどんどん追加していきましょう。
タスクには以下の情報を設定できます。
- 担当者 → 1つのタスクに1人の担当者を設定
- 期限 → 締め切りの日付または日時を設定
- 説明文 → タスクの詳細や背景を記載
- サブタスク → タスクをさらに細分化
- 依存関係 → 他のタスクとの前後関係を設定
- カスタムフィールド → 優先度やカテゴリなど独自の項目
- 添付ファイル → 関連資料やデザインファイル
サブタスクの活用
大きなタスクはサブタスクに分解して管理しましょう。タスクの詳細画面で「サブタスクを追加」をクリックすると、親タスクの下にサブタスクが作成されます。サブタスクにも担当者と期限を設定できるため、細かい作業の振り分けに使えます。
サブタスクの完了率が進捗バーとして表示されるため、大きなタスクの進捗が一目でわかるのがAsanaの便利なポイントです。
マイタスクで個人のタスクを一元管理
サイドバーの「マイタスク」をクリックすると、自分が担当者に設定されている全プロジェクトのタスクが一覧表示されます。複数のプロジェクトに参加していても、この画面を見れば自分がやるべきことがすべてわかります。
マイタスクでは「最近割り当て」「今日」「今後」「後日」のセクションで自動分類されるため、優先順位の判断もしやすいです。毎朝マイタスクを確認してから仕事を始める習慣をつけると、タスクの抜け漏れがなくなります。
ビューの使い分け
リストビュー
タスクが上から順に並ぶ最もシンプルなビューです。セクションで区切ることでフェーズごとの管理ができます。タスク数が多い場合はフィルターやソートを活用して絞り込みましょう。
ボードビュー
Trelloのようなカンバン形式でタスクをカードとして表示します。タスクのステータスを列として並べ、ドラッグ＆ドロップで移動させます。進捗の視覚的な把握に優れています。
タイムラインビュー
ガントチャートのようにタスクを時間軸で表示します。タスクの開始日と終了日を設定するとバーで表示され、依存関係も矢印で表現されます。スケジュールの全体像を把握するのに最適です。
カレンダービュー
タスクの期限をカレンダー上に表示します。月間のスケジュール感をつかむのに便利で、期限が集中している日がひと目でわかります。カレンダービューではドラッグ＆ドロップで期限を変更できるため、スケジュール調整が直感的です。
チームでのAsana活用術
コミュニケーション機能
タスクの詳細画面にはコメント欄があり、タスクに関するやり取りを記録できます。@メンションでメンバーに通知を送ることもできるため、チャットツールを開かずにタスクの確認依頼ができます。
「いいね」ボタンを押すだけで「見ました」「了解です」の意思表示ができるため、わざわざ返信コメントを書かなくてもコミュニケーションが成立します。この手軽さがリモートワークでのやり取りをスムーズにします。
プロジェクトステータスの更新
プロジェクトの進捗状況を「順調」「リスクあり」「要対応」の3段階で設定し、メンバーに共有できます。週に1回ステータスを更新する運用にすれば、マネージャーは各プロジェクトの状況をダッシュボードで一覧確認できます。
外部ツールとの連携
AsanaはSlack、Google Drive、Microsoft Teams、Zoomなど200以上の外部ツールと連携できます。たとえばSlack連携を設定すると、Slackのメッセージから直接Asanaのタスクを作成できるようになります。
Asanaの料金プラン
- Personal（無料） → 個人や小規模チーム向け。15人まで。基本的なタスク管理が可能
- Starter → 月額約10.99ドル/人。タイムラインビュー、ワークフロービルダー
- Advanced → 月額約24.99ドル/人。ポートフォリオ、ゴール機能、高度なレポート
- Enterprise → 要問い合わせ。セキュリティ管理、SAML対応
個人利用やスモールチーム（15人以下）であればPersonalプランで十分です。タイムラインビューやカスタムフィールドが必要になったタイミングでStarterプランへのアップグレードを検討しましょう。
初心者がつまずきやすいポイントと対策
Asanaでよくある失敗は、タスクの粒度が大きすぎることです。「Webサイトリニューアル」のような大きなタスクを1つのカードにしてしまうと、進捗がわからなくなります。必ずサブタスクに分解して、1つのタスクが1〜2時間で終わる粒度にしましょう。
もう1つのよくあるミスは、担当者を設定しないことです。担当者が不明なタスクは誰も手をつけない「宙に浮いたタスク」になりがちです。タスクを作成したら必ず担当者を設定する習慣をつけましょう。
また、Asana公式ガイドには初心者向けのチュートリアルが充実しています。操作に迷ったときは参考にしてみてください。 以下の記事もあわせてチェックしてみてください。
