「Notionが便利って聞くけど、何から始めればいいかわからない…」「画面を開いたものの、機能が多すぎて迷子になった」という経験はありませんか。Notionは非常に多機能なツールですが、最初から全部覚える必要はまったくありません。
Notionは世界で3,000万人以上が利用するオールインワンのワークスペースツールで、メモ・タスク管理・データベース・Wikiなど、さまざまな用途に対応しています。リモートワーカーにとっては情報整理の頼もしい味方になるツールです。
この記事では、Notion初心者が最初に覚えるべき基本操作を厳選して紹介します。この記事を読み終わる頃には、Notionで自分だけのワークスペースを作れるようになっているはずです。
Notionとは？他のツールとの違い
Notionは、メモ帳・タスク管理・データベース・ドキュメント管理を1つのアプリに統合したオールインワンツールです。GoogleドキュメントやEvernote、Trelloなどの機能を1つにまとめたイメージが近いでしょう。
Notionの最大の特徴は「ブロック」という概念です。テキスト、画像、表、チェックリストなど、すべてのコンテンツがブロックとして扱われ、自由に配置・移動・変換できます。これによりレゴブロックのようにページを組み立てることができます。
他のメモアプリと比較すると以下のような違いがあります。Evernoteはシンプルなメモに特化していますが、Notionはメモだけでなくデータベースやプロジェクト管理までカバーします。Googleドキュメントは文書作成に強いですが、タスク管理やデータベース機能はありません。Notionはこれらを1つのアプリで実現できるのが強みです。タスク管理ツール全般の比較は以下の記事もチェックしてみてください。
Notionのアカウント作成と初期設定
アカウント作成の手順
まずNotionの公式サイトにアクセスし、「無料で始める」をクリックします。Googleアカウント、Appleアカウント、メールアドレスのいずれかで登録できます。Googleアカウントで連携するのが最も手軽でおすすめです。
登録後、「個人で使う」か「チームで使う」かを聞かれます。まずは「個人で使う」を選びましょう。個人プランは無料で使えるため、気軽に試すことができます。
初期画面の見方
ログインすると左側にサイドバーが表示されます。このサイドバーがNotionの基本的なナビゲーションになります。「プライベート」セクションの下にデフォルトでいくつかのページが用意されています。
最初に覚えるべきは「サイドバー」「ページ」「ブロック」の3つの概念です。サイドバーでページを選び、ページの中にブロックを積み上げていく、これがNotionの基本構造になります。
最初に覚えるべき基本操作7つ
1. 新しいページを作る
サイドバーの下にある「＋新しいページ」をクリックするか、サイドバーのプライベートセクションにカーソルを合わせて表示される「＋」をクリックします。すると空白のページが作られ、タイトルを入力できる状態になります。
タイトルを入力してEnterを押すと、本文エリアに移動します。ここからブロックを追加してページを作り込んでいきます。ページにはアイコンとカバー画像も設定可能です。タイトル上部に表示される「アイコンを追加」「カバーを追加」をクリックして設定しましょう。
2. ブロックの基本操作
Notionではすべてがブロックです。テキストを入力するとそれが1つのブロックになり、Enterキーで次のブロックに移動します。ブロックの左側にマウスを合わせると「⋮⋮」（ドラッグハンドル）が表示され、ドラッグ＆ドロップで順番を入れ替えられます。
「/」（スラッシュ）を入力するとブロックメニューが表示され、さまざまな種類のブロックを挿入できます。これはNotionの最重要ショートカットなので、必ず覚えてください。
3. 見出し・リスト・チェックボックス
よく使うブロックの代表格が見出し、リスト、チェックボックスです。「/h1」「/h2」「/h3」で見出しを、「/bulleted」で箇条書きリストを、「/to-do」でチェックボックスを挿入できます。
- /h1、/h2、/h3 → 見出し（大・中・小）
- /bulleted → 箇条書きリスト
- /numbered → 番号付きリスト
- /to-do → チェックボックス
- /toggle → トグルリスト（折りたたみ）
- /divider → 区切り線
- /quote → 引用ブロック
4. ページの中にページを作る（サブページ）
Notionの便利な機能の1つが、ページの中にページを入れ子にできることです。「/page」と入力するとサブページを作成できます。たとえば「仕事」というページの中に「進行中のプロジェクト」「議事録」「アイデアメモ」といったサブページを作ると、情報を階層的に整理できます。
サイドバーでも親ページの左にある三角形をクリックすると、サブページが展開表示されます。この階層構造を活用すれば、大量の情報をきれいに整理できます。
5. テキストの装飾
テキストを選択すると装飾メニューが表示されます。太字（Ctrl+B）、イタリック（Ctrl+I）、下線（Ctrl+U）、取り消し線（Ctrl+Shift+S）、コード（Ctrl+E）、リンクの追加（Ctrl+K）が可能です。
また、テキストの色や背景色も変更できます。テキストを選択して「A」アイコンをクリックすると、カラーパレットが表示されます。重要な部分に色をつけると視認性が上がります。
6. 画像やファイルの挿入
「/image」で画像ブロックを追加できます。PCからのアップロード、URLの貼り付け、Unsplashからのフリー素材挿入の3つの方法があります。また、ドラッグ＆ドロップで直接画像をページに落とすこともできます。
PDFやExcelなどのファイルも「/file」で添付できます。ファイルを添付するとNotion上でプレビューが表示されるため、いちいちダウンロードしなくても中身を確認できて便利です。
7. 共有とエクスポート
ページ右上の「共有」ボタンから、特定のユーザーにページを共有したり、Web公開したりできます。共有時には「閲覧のみ」「コメント可」「編集可」の権限を設定できるため、用途に合わせて使い分けましょう。
エクスポートはページ右上の「…」メニューから「エクスポート」を選択します。PDF、HTML、Markdownの形式でエクスポートが可能です。
Notionを使いこなすためのデータベース入門
データベースとは
Notionのデータベースは、スプレッドシートのような表形式でデータを管理できる機能です。「/database」と入力すると「テーブルビュー」「ボードビュー」「リストビュー」「カレンダービュー」「ギャラリービュー」などの形式から選べます。
データベースは単なる表ではなく、各行が1つのページになっているのがポイントです。行をクリックするとページが開き、詳細な情報を書き込めます。たとえばタスク管理データベースなら、各タスクのページにメモや参考資料を自由に追加できます。
プロパティの設定
データベースの列はプロパティと呼ばれ、テキスト・数値・セレクト・マルチセレクト・日付・チェックボックスなど、さまざまな型を設定できます。たとえばタスク管理なら「タスク名（テキスト）」「ステータス（セレクト）」「期限（日付）」「担当者（ユーザー）」といったプロパティを設定するのが一般的です。
ビューの切り替え
同じデータベースをテーブルビュー、ボードビュー、カレンダービューなど複数の表示形式で見ることができます。たとえばタスク一覧はテーブルビューで管理しつつ、カンバン方式で見たいときはボードビューに切り替える、といった使い方が可能です。
ビューごとにフィルターやソートを設定できるため、「今週の自分のタスクだけ表示」「優先度の高い順に並べ替え」といった絞り込みも簡単です。
リモートワークでのNotion活用例
デイリーメモ・作業ログ
毎日の作業記録をNotionにつけておくと、振り返りや報告書の作成がスムーズになります。日付プロパティを持つデータベースを作成し、カレンダービューで表示すれば、日記感覚で記録できます。テンプレートボタンを使えば、毎日同じフォーマットで記入できるため、記録の手間も最小限です。
プロジェクトの情報集約
プロジェクトに関する情報をNotionの1ページにまとめておくと、チームメンバー全員が同じ場所を見て作業を進められます。議事録、仕様書、デザインファイル、参考リンクなどをすべて1つのページに集約できるのは、Notionならではの強みです。
ナレッジベース（社内Wiki）
Notionはナレッジベースの構築に特に向いています。ページの階層構造を活用して、「業務マニュアル」「ツールの使い方」「よくある質問」などをカテゴリごとに整理できます。検索機能も充実しているため、必要な情報をすぐに見つけられます。
Notionの公式テンプレートギャラリーにはさまざまなテンプレートが用意されているので、ゼロから作るのが面倒な場合はテンプレートをベースにカスタマイズするのがおすすめです。
Notion初心者がやりがちなミスと対策
ページ構造が複雑になりすぎる
Notionは自由度が高いぶん、ページをどんどん作りすぎて迷子になりがちです。最初は「仕事」「プライベート」「メモ」くらいのシンプルな構造から始めて、必要に応じて細分化していくのがおすすめです。
最初から完璧な構造を目指すと挫折しやすくなります。まずは雑にでも使い始めて、使いながら構造を整えていく方が長続きします。
全機能を一度に覚えようとする
Notionの機能は膨大ですが、日常的に使う機能は意外と限られています。まずはページ作成とテキスト入力、チェックリストだけで十分です。データベースは慣れてきてから挑戦しましょう。
モバイルアプリだけで使おうとする
Notionのモバイルアプリは閲覧には便利ですが、本格的な編集にはPC版が適しています。特にデータベースの操作はPC版の方が格段にやりやすいです。メインの作業はPC版で行い、外出先での確認や簡単なメモにモバイルアプリを使う、という使い分けがおすすめです。
覚えておくと便利なショートカットキー
Notionの操作効率を上げるショートカットキーを厳選して紹介します。
- Ctrl + N → 新しいページを作成
- Ctrl + P → ページをすばやく検索して開く
- Ctrl + Shift + M → コメントを追加
- Ctrl + / → ブロックタイプを変更
- Ctrl + D → ブロックを複製
- Ctrl + E → インラインコードに変換
- Tab → インデント（字下げ）
- Shift + Tab → インデント解除
特に「Ctrl + P」のクイック検索は毎日使うことになるため、最優先で覚えておきましょう。ページ数が増えてきてもこのショートカットで一発でアクセスできます。
また、Notion公式のキーボードショートカット一覧も参考になります。すべて覚える必要はありませんが、自分がよく使う操作のショートカットだけでもチェックしておくと作業効率が大きく変わります。 以下の記事もあわせてチェックしてみてください。
