テレワークの電話対応はどうする？在宅でも会社の電話を受ける方法を解説

テレワークに切り替えたものの、「会社にかかってくる電話をどうすればいいのか」という課題に頭を悩ませている方は多いはずです。オフィスにいれば取れた電話が取れなくなると、顧客対応の遅れや機会損失につながりかねません。

この記事では、テレワーク中でもスムーズに電話対応を行うための方法を6つに分けて解説します。クラウドPBX、転送サービス、電話代行など、会社の規模や予算に合った解決策を見つけましょう。

ナビ助

テレワークで困ることの上位に「電話対応」があるんだよね。でも今はいろんなサービスがあるから、自分に合ったやり方を見つけよう！

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テレワーク中の電話対応が課題になる理由

オフィスに固定電話がある従来の働き方では、誰かが電話を取って担当者に取り次ぐことができました。しかし、テレワーク環境では以下のような問題が発生します。

オフィスに誰もいないので代表電話が取れない
顧客からの電話に出られず、折り返しが遅れる
社員の個人携帯を使うとプライバシーの問題がある
会社の電話番号から発信できないため、取引先に不信感を与える
電話の取り次ぎができず、顧客をたらい回しにしてしまう

こうした課題を放置すると、顧客満足度の低下やビジネスチャンスの逸失につながります。テレワーク環境にあった電話対応の仕組みを早めに構築しましょう。

テレワークの電話対応を解決する6つの方法

1. クラウドPBX（おすすめ度：高）

クラウドPBXはテレワーク時代の電話環境として注目されているサービスです。従来のPBX（構内交換機）をクラウド上に設置し、インターネット経由で会社の電話番号を使った発着信ができるようにする仕組みです。

クラウドPBXを導入すると、以下のことが可能になります。

スマートフォンやPCで会社の代表番号にかかってきた電話を受けられる
会社の番号から発信できるため、取引先にも安心感を与えられる
社員同士の内線通話が無料でできる
複数拠点や在宅勤務者への同時着信・順次着信が設定できる
通話録音や着信履歴の管理がクラウド上で一元管理できる

代表的なクラウドPBXサービスとしては、BIZTEL、MOT/TEL、ナイセンクラウドなどがあります。料金体系はサービスによって異なりますが、1ユーザーあたり月額数千円程度から利用できるものが多いです。詳細な料金は各サービスの公式サイトでご確認ください。

ポイント

クラウドPBXなら、場所を問わず会社番号で発着信が可能。テレワーク環境の電話課題を根本的に解決できる。

2. 電話転送サービス

NTTの「ボイスワープ」に代表される電話転送サービスを使えば、会社にかかってきた電話を社員の携帯電話やIP電話に自動転送できます。既存の固定電話番号をそのまま使えるため、導入のハードルが低いのが特徴です。

ただし、転送先が1つに限定されるケースが多く、複数人での対応には向いていません。小規模な事業所や個人事業主には手軽な選択肢です。転送通話料が別途かかる点も事前に確認しておきましょう。

3. 電話代行サービス

電話代行サービスは、プロのオペレーターが会社の代わりに電話を受け、用件を聞いてメールやチャットで報告してくれるサービスです。社員が電話対応から解放されるため、集中して業務に取り組めるというメリットがあります。

fondesk（フォンデスク）やSecretariat（セクレタリアト）など、月額1万円程度から利用できるサービスもあります。料金は受電件数によって変動するため、自社の電話量に応じて選びましょう。営業電話のフィルタリングをしてくれるサービスもあり、不要な電話対応を削減できます。

4. 社用携帯の配布

社員に社用携帯を配布する方法は、シンプルで導入しやすい対策です。ただし、会社の代表番号から発信できない点や、端末代・通信費の負担が大きくなる点がデメリットです。取引先に個別の携帯番号を伝える必要があるため、担当者が変わった際の引き継ぎが煩雑になることもあります。

5. IVR（自動音声応答）

IVRは「〇〇の用件は1番を、△△の用件は2番を押してください」という自動音声ガイダンスで電話を振り分ける仕組みです。営業時間外の対応や、よくある問い合わせの自動回答にも活用できます。クラウドPBXと組み合わせて使うケースも増えており、顧客体験を損なわずに業務効率化を実現できます。

6. ビジネスチャット・Web会議ツールへの移行

そもそも電話でのやり取りを減らすという発想も重要です。SlackやMicrosoft Teamsなどのビジネスチャットでテキストベースのコミュニケーションに移行すれば、電話対応の負担そのものを軽減できます。緊急度の高い連絡はWeb会議ツールで対面通話するなど、コミュニケーション手段を使い分けるのがポイントです。テキストでのやり取りは記録が残るため、「言った・言わない」のトラブルも防止できます。

ナビ助

クラウドPBXが一番おすすめだけど、予算が厳しいなら電話転送や代行サービスから始めるのもありだよ。まずは自社の電話量を把握するところからだね！

方法別の比較表

方法	初期費用	月額目安	複数人対応	代表番号利用
クラウドPBX	無料～数万円	数千円/ユーザー	可能	可能
電話転送	無料～数千円	数百円～	やや不向き	受信のみ可
電話代行	無料～	1万円～	代行会社が対応	サービスによる
社用携帯	端末代	通信費	可能	不可
IVR	無料～数万円	数千円～	可能	可能