テレワークが広がる中、「紙のレシートを会社に持っていくのが面倒」「Excelでの経費精算に時間がかかりすぎる」という声をよく耳にします。クラウド型の経費精算ツールを導入すれば、場所を問わずスマホやPCから申請・承認ができ、こうした課題を解決できます。
この記事では、テレワーク環境に対応した経費精算ツールを比較しながら、選び方のポイントを解説します。自社の規模や既存システムとの相性を考えながら、最適なツールを見つけてください。
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テレワークで経費精算ツールが必要な理由
従来の紙やExcelベースの経費精算は、オフィスに出社することが前提の仕組みでした。テレワークが当たり前になった今、以下のような課題が浮き彫りになっています。
- 紙のレシートを提出するために出社が必要になってしまう
- Excelファイルのやり取りでバージョン管理が混乱する
- 承認者が不在で申請が滞り、精算が月末に集中する
- 交通費の計算や仕訳の手作業に時間がかかる
- 領収書の原本管理が個人任せになりがち
- テレワーク時の通信費や光熱費の按分計算が煩雑
クラウド型の経費精算ツールを導入すれば、スマホでレシートを撮影するだけで申請が完了し、承認者もオンラインで処理できます。紙の受け渡しが不要になるため、テレワーク中でもスムーズに経費精算業務を回せるようになります。
- 場所を選ばず申請・承認ができる
- レシートのOCR読み取りで入力の手間を削減
- 交通系ICカードとの連携で交通費の自動取得が可能
- 会計ソフトとの連携で仕訳の自動化
- 承認フローの電子化でペーパーレスを推進
- 電子帳簿保存法への対応で紙の保管義務を軽減
とはいえ、手元にたまった紙のレシートをどう取り込むかは別の悩みです。枚数が多い月は、まとめて読み取れる小型のレシートスキャナーを1台置いておくと申請作業がぐっと楽になります。
経費精算ツールの選び方
1. 既存の会計ソフトとの連携
すでに使用している会計ソフトとの連携がスムーズかどうかは、導入時の最重要ポイントです。マネーフォワードを使っているならマネーフォワード クラウド経費、freeeならfreee経費精算と、同一シリーズで揃えると連携がスムーズです。会計ソフトとの連携がうまくいかないと、せっかくのデジタル化が台無しになり、手動での転記作業が発生してしまいます。
2. OCR機能の精度
レシートや領収書をスマホで撮影して自動読み取りできるOCR機能は、申請者の手間を大幅に削減します。読み取り精度はツールによって差があるため、無料トライアルで実際のレシートを試してみることをおすすめします。コンビニや飲食店のレシートはもちろん、手書きの領収書への対応力も確認しておくと安心です。
読み取り精度は撮影環境にも左右されます。レシートが反ったり影が入ったりして再撮影になることが多いなら、真上から固定して撮れるスマホスタンドを使う方法もあります。
3. 承認フローのカスタマイズ性
部署や金額に応じて承認ルートを柔軟に設定できるかどうかも重要です。多段階の承認フローや条件分岐に対応しているツールを選ぶと、社内規程に沿った運用がしやすくなります。たとえば「5万円未満は課長承認のみ、5万円以上は部長承認も必要」といった設定が自在にできると便利です。
4. モバイル対応
外出先やテレワーク中にスマホから申請・承認できることは、テレワーク対応の経費精算ツールの必須条件です。アプリの使い勝手や通知機能も確認しましょう。プッシュ通知で承認依頼を受け取れると、承認の滞りを防げます。
5. 電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法により、電子取引のデータは電子保存が義務化されています。導入する経費精算ツールがタイムスタンプ付与、検索機能、訂正削除の履歴管理など、法令で求められる要件を満たしているか確認しましょう。対応していないツールを選んでしまうと、後から別のシステムを追加導入する羽目になります。
おすすめの経費精算ツール比較
マネーフォワード クラウド経費
マネーフォワードシリーズの一つで、アクティブユーザー課金で使った人数分だけ費用が発生するのが特徴。コーポレートカードの利用明細をスマホアプリから直接紐づけできる機能もあり、経費の見逃しや入力ミスを防げます。マネーフォワード クラウド会計との連携で仕訳の自動化が可能で、経理部門の月次処理にかかる時間を大幅に削減できます。
詳細はマネーフォワード クラウド経費公式サイトで確認できます。
楽楽精算
導入社数が多く、大企業から中小企業まで幅広く利用されている経費精算システムです。承認フローのカスタマイズ性が高く、複雑な社内規程にも対応できます。交通費の自動計算やICカード取り込み機能も搭載。導入サポートが手厚いのも特徴で、専任のサポート担当が設定から運用開始まで伴走してくれます。
詳細は楽楽精算公式サイトで確認できます。
freee経費精算
freee会計と一体化した経費精算機能です。freeeをすでに利用している企業であれば、追加の導入コストを抑えて経費精算の電子化が実現できます。シンプルなUIで操作がわかりやすく、小規模事業者や個人事業主にも適しています。確定申告との連携もスムーズです。
ジョブカン経費精算
勤怠管理でおなじみのジョブカンシリーズの経費精算ツールです。月額数百円/ユーザーから始められるコスパの良さが魅力。乗換案内との連携や、交通系ICカードの読み取りにも対応しています。ジョブカンの勤怠管理やワークフローと組み合わせることで、バックオフィス全体の効率化が実現できます。
TOKIUM経費精算
レシートをスマホで撮影して郵送するだけで、入力代行してくれるサービスです。領収書の原本管理を丸ごとアウトソースできるのが大きな特徴。電子帳簿保存法への対応も万全で、紙の領収書の保管場所に困っている企業にとって最適な選択肢です。
バクラク経費精算
AI-OCRによる高精度な自動読み取りが特徴のクラウド型経費精算サービスです。Slackと連携して経費申請時に自動通知を送る機能があり、テレワーク中でもリアルタイムに承認依頼を受け取れます。直感的な操作画面で、ITツールに慣れていない社員でもすぐに使い始められます。
導入時の注意点
社内ルールの整備
ツールを導入しただけでは効率化は完了しません。申請のルール、承認のフロー、期日の設定など、運用ルールもあわせて整備することが成功のカギです。「毎月10日までに前月分を申請」「飲食代は参加者と目的を必ず記入」など、具体的なルールを決めておきましょう。
移行期間の確保
紙やExcelからの移行は、一気に切り替えるのではなく、1～2カ月の移行期間を設けて段階的に進めるのがおすすめです。移行期間中は新旧の両方の方法で対応できるようにしておくと、社員の混乱を防げます。
テレワーク特有の経費への対応
テレワークの普及により、在宅勤務時の通信費や光熱費を会社が負担するケースが増えています。これらのテレワーク関連経費の申請ルールをあらかじめ定めておくことで、トラブルを未然に防げます。
料金体系はサービスによって異なり、ユーザー数課金・アクティブユーザー課金・固定料金制などがあります。自社の利用人数や頻度に合ったプランを選びましょう。最新の料金は各社公式サイトで確認してください。
経費精算ツール導入の成功事例
経費精算ツールの導入で実際に効果を上げている企業では、共通するポイントがいくつかあります。
中小企業での成功パターン
社員数20～50人規模の中小企業では、経理担当者が1人で月末の経費処理に丸2日かかっていたケースが半日に短縮されたという報告があります。特にOCR機能によるレシート読み取りと、交通系ICカードの自動取り込みが時間短縮に大きく貢献しています。
テレワーク企業での活用
フルリモートの企業では、紙のレシートを集める仕組みが物理的に困難です。クラウド型の経費精算ツールを導入することで、全国各地に散らばる社員からの経費申請をオンラインで一元管理できるようになります。申請から承認、会計処理までの一連のフローがデジタルで完結するため、郵送や出社の手間が完全になくなります。
導入効果を高めるコツ
ツールを導入するだけでなく、以下の工夫をすることで効果を最大化できます。
- 導入初月は旧方式と新方式を並行運用し、社員の不安を解消する
- 操作マニュアルを動画で作成して社内共有する
- 経費の多い部署から段階的に導入し、成功体験を社内に広げる
- 月1回のフィードバック会を開催して、運用の課題を早期に解決する
よくある質問（Q&A）
Q. 経費精算ツールの導入にはどのくらいの期間がかかりますか？
A. シンプルな設定であれば数日～2週間程度で運用開始できます。承認フローのカスタマイズや会計ソフトとの連携設定に時間をかける場合は、1カ月程度を見込んでおくと安心です。
Q. 紙のレシートは保管する必要がありますか？
A. 電子帳簿保存法に対応したツールでスキャナ保存の要件を満たしていれば、原本の廃棄が可能です。ただし、要件を満たさない場合は紙の保管が必要になるため、導入前に確認してください。
原本を残す運用が続く間は、月別に分けて保管できるファイルを用意しておくと、後から探すときに困りません。
Q. 個人事業主でも経費精算ツールは必要ですか？
A. 取引量が多い場合はツールを使った方が確定申告が楽になります。freeeなど、個人事業主向けのプランが用意されているツールもあるので検討してみてください。
Q. 海外出張の経費にも対応していますか？
A. 多くの経費精算ツールは外貨対応の経費入力に対応しています。為替レートの自動取得や、海外での交通費・宿泊費の入力フォームが用意されているツールを選ぶと便利です。
まとめ
テレワーク環境での経費精算は、クラウド型ツールの導入で劇的に効率化できます。スマホでのレシート撮影、OCRによる自動入力、オンライン承認フローなど、場所を選ばない仕組みが整っています。
会計ソフトとの連携を軸に選ぶのが、失敗しないツール選びのコツです。無料トライアルを活用して、操作感や機能を実際に確かめてから導入を進めましょう。電子帳簿保存法への対応も忘れずに確認してください。
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