コワーキングスペースの法人契約を比較するときのチェックポイント

テレワークやハイブリッドワークの導入が進むなかで、コワーキングスペースを法人契約で導入する企業が増えています。賃貸オフィスと比べて初期費用を大幅に抑えられ、社員のサテライトオフィスとして活用できるのが大きな魅力です。

しかし、法人向けプランは各施設で内容が大きく異なるため、比較検討せずに契約すると思わぬコストが発生することもあります。この記事では、コワーキングスペースの法人契約を比較するときに押さえておくべきポイントを詳しく解説します。

コワーキングスペースの法人契約とは？個人契約との違い

コワーキングスペースの法人契約とは、企業名義でコワーキングスペースの利用権を契約する方式です。個人契約との大きな違いは、以下の3点です。

まず、請求書・領収書を法人名義で発行できる点です。経費処理がスムーズになり、経理部門の負担を軽減できます。

次に、1つの契約で複数の社員が利用登録できる点です。社員の入退社に合わせて利用者を柔軟に変更できるため、管理コストが抑えられます。

さらに、法人向けの割引や特典が用意されている施設も多く、一定人数以上で契約するとボリュームディスカウントが適用されるケースがあります。

法人契約で比較すべき5つのポイント

コワーキングスペースの法人プランは施設によって内容が異なります。契約前に以下の5つのポイントを比較しておきましょう。

1. 拠点数とエリアカバー

社員が全国各地にいる場合、拠点数の多いサービスが有利です。BIZcomfortは全国190拠点以上、リージャスは世界120か国以上に展開しています。THE HUBも都内を中心に複数拠点を持ち、法人契約に対応しています。自社の社員の所在地と拠点の位置を照らし合わせて選びましょう。

2. 料金体系と課金方式

法人契約の料金体系は、大きく分けて「人数課金型」と「利用量課金型」の2つがあります。

人数課金型は、登録人数 × 月額単価で計算されるシンプルな方式です。全員が頻繁に利用する場合はコストパフォーマンスが高くなります。利用量課金型は、実際に利用した時間や日数に応じて課金される方式で、利用頻度にバラつきがある場合に向いています。

THE HUBのコワーキングスペースでは30分275円から利用できるプランもあり、少人数のスタートアップには使いやすい料金設定です。ただし、料金は改定されることがあるため、契約前に公式サイトで最新情報を確認してください。

3. セキュリティ体制

法人利用では情報漏洩リスクへの対策が重要です。入退室管理システム・監視カメラ・Wi-Fiの暗号化レベルなどを確認しましょう。特に個人情報や機密データを扱う業種の場合、セキュリティ認証（ISMSなど）を取得している施設を選ぶと安心です。

施設側の体制と併せて、社員が持ち歩く記録媒体のルールも決めておきたいところです。パスワードロックのかかる暗号化USBメモリを支給しておけば、紛失時のリスクを下げられます。

4. 会議室の利用条件

チームミーティングやクライアントとの打ち合わせで会議室を使う場面は多いものです。会議室の利用が月額プランに含まれているか、別途時間課金になるかで総コストは大きく変わります。予約の取りやすさも、忙しいビジネスパーソンにとっては重要なポイントです。

5. オプションサービスの充実度

法人契約では、住所利用・郵便物受取・法人登記・電話対応代行など、オフィス機能を補完するオプションが重要になります。すべてをひとつのサービスで揃えられるか、別途契約が必要かを比較しましょう。

法人契約に対応しているコワーキングスペースの特徴

法人契約に対応しているコワーキングスペースはいくつかのタイプに分けられます。自社の規模やニーズに合った施設を選びましょう。

全国展開型チェーン

BIZcomfortやリージャスのように全国・世界規模で拠点を持つサービスは、出張先や地方在住の社員でも同じサービスを利用できるのが強みです。法人専用の管理画面から利用状況を一元管理できる仕組みを持つ施設もあります。

プレミアム型サービスオフィス

サーブコープやWeWorkのように、ハイグレードな内装と充実したサービスを提供するタイプです。受付スタッフが常駐し、来客対応まで任せられるため、クライアントとの打ち合わせが多い企業に向いています。

拠点を移動しながら打ち合わせを重ねるスタイルでは、名刺の管理も雑になりがちです。受け取った分と自分の分を分けて入れられる名刺入れにしておくと、その場で慌てずに済みます。

エリア特化型

アントレサロンのように特定エリアに集中して拠点を展開しているサービスもあります。エリア内であれば拠点を自由に行き来できるプランもあり、営業先の近くで作業する使い方に便利です。

法人契約のメリットと注意点

メリット

法人契約の最大のメリットは、賃貸オフィスに比べて大幅にコストを削減できる点です。敷金・礼金・保証金が不要な施設がほとんどで、内装工事や什器の購入も不要です。社員数の増減に合わせて契約内容を柔軟に変更できるのも、スタートアップや成長フェーズの企業には大きな魅力です。

また、全国に拠点があるサービスを選べば、リモートワーク中の社員が自宅近くのコワーキングスペースを利用でき、通勤負担の軽減につながります。

注意点

法人契約ならではの注意点もあります。まず、社員が施設のルールを守らないとペナルティが法人側に課されることがあるため、利用規約を社内で共有しておく必要があります。

また、セキュリティポリシーとの整合性も確認しましょう。自社のIT規定でフリーWi-Fiの利用が制限されている場合、有線LAN対応の施設を選ぶか、全社員にVPN環境を整備する必要があります。

ここで見落としがちなのが、社給のノートPCにLANポートが付いていないケースです。USB接続の有線LANアダプタを人数分そろえておくと、有線対応の施設をそのまま活かせます。

法人契約を検討するときのよくある質問

Q. 法人契約で社員全員が使えるようになりますか？

契約プランによります。「全社員利用可能」なプランもあれば、「登録者のみ利用可」のプランもあります。社員の入退社時に登録変更がスムーズにできるかも確認しておくと安心です。

Q. 法人契約でも法人登記はできますか？

施設によっては法人登記に対応しています。ただし、コワーキングスペースの住所での法人登記は、金融機関の口座開設時に追加書類を求められるケースもあるため、事前に銀行にも相談しておくことをおすすめします。

Q. 途中解約はできますか？

多くのサービスで途中解約は可能ですが、最低利用期間内の解約には違約金が発生する場合があります。契約書の解約条項を必ず確認してください。

Q. 複数拠点を同時に使えるプランはありますか？

BIZcomfortの「全拠点プラン」やリージャスの「マルチオフィスプラン」など、複数拠点を横断的に利用できるプランを提供しているサービスもあります。

法人契約の費用を抑えるためのポイント

法人契約のコストを最適化するために、いくつかの工夫ができます。

利用頻度が社員によってバラバラな場合は、人数課金型よりも利用量課金型のプランを選ぶとムダな支出を抑えられます。「登録はしたけどほとんど使わない」という社員がいると、人数課金型では無駄なコストが発生してしまいます。

また、コワーキングスペースの法人契約は年度末や決算期にキャンペーンが実施されることもあるため、導入のタイミングも意識するとよいでしょう。初月無料や入会金無料のキャンペーンを活用すれば、導入コストをさらに抑えられます。

複数拠点を利用する場合は、全拠点利用プランと個別拠点プランの料金を比較してみてください。利用する拠点が3つ以上であれば、全拠点プランのほうがお得になるケースが多いです。

法人契約を導入するまでの流れ

コワーキングスペースの法人契約を実際に導入するまでの一般的な流れを紹介します。

ステップ1：社内ニーズの整理

まずは利用する社員の人数・勤務エリア・利用頻度を整理します。全国に社員が分散しているなら拠点数の多いサービスが必要ですし、特定エリアに集中しているなら地域特化型サービスのほうがコストを抑えられます。

ステップ2：候補サービスの資料請求・見学

候補を3〜5社に絞り込んで資料請求を行い、可能であれば実際の拠点を見学します。見学時にはWi-Fiの速度テストや個室の防音チェックも行うのがおすすめです。

ステップ3：トライアル利用

本契約の前に、1〜2ヶ月のトライアル利用ができるサービスも多いです。実際に社員に使ってもらい、フィードバックを集めてから正式契約に進むと、導入後のミスマッチを防げます。

ステップ4：契約・利用ルールの整備

契約が決まったら、社員向けの利用ガイドラインを作成しておきましょう。施設のルールやセキュリティポリシーを共有しておくことで、トラブルを未然に防げます。

ガイドラインをゼロから書き起こすのは骨が折れます。社外での業務における情報の扱いを解説した書籍を下敷きにすると、抜け漏れの少ない文書に仕上げやすくなります。

まとめ｜法人契約は比較検討してから決めよう

コワーキングスペースの法人契約は、オフィスコストの削減と働き方の柔軟性を両立できる手段として注目されています。比較する際には、拠点数・料金体系・セキュリティ・会議室・オプションサービスの5つのポイントを軸に検討するのがおすすめです。

まずは気になるサービスに資料請求や見学申し込みをして、自社のニーズとマッチするかを確認してみてください。

参考：THE HUB 法人契約コラム｜サーブコープ 法人契約ガイド｜BIZcomfort公式サイト